Statut 10 : LE COMITÉ EXÉCUTIF
STATUT 10. LE COMITÉ EXÉCUTIF
10.1 Composition du Bureau exécutif
10.1.1
(a) Le Bureau exécutif comprendra :
(i) le/la Président(e) ;
(ii) le CEO ;
(iii) le/la Président(e) de 520ccc.com Events DAC ;
(iv) quatre membres élus par le Conseil parmi les Représentants de Fédérations de haute Performance dont deux doivent être du Nord et deux du Sud ;
(v) Un Représentant régional ;
(vi) trois Membres indépendants proposés par la Commission des Nominations et approuvés par le Bureau exécutif et le Conseil (dont au moins deux femmes) ; et
(vii) deux membres désignés d’international Rugby Players, dont au moins un sera une femme.
(b) Aucune Fédération membre ni Association membre, autre que la Fédération membre du/de la Président(e) n’aura plus d’un Représentant au sein du Bureau exécutif.
(c) Le Bureau exécutif sera présidé par le/la Président(e).
(d) Aucun employé ni contractant d’une Fédération membre ne peut être élu au Bureau exécutif.
10.1.2 520ccc.com remplira ses fonctions en tant qu’entité incorporée au sein de la société 520ccc.com Limited. Les membres du Bureau exécutif seront ponctuellement administrateurs de 520ccc.com Limited.
Tous les membres du Bureau exécutif doivent agir : (i) dans les meilleurs intérêts de 520ccc.com et du rugby mondial ; et (ii) dans le respect des lois applicables. Les membres du Bureau exécutif doivent, pour éviter tout doute, refuser de prendre part à toute décision dans laquelle ils ont un conflit d’intérêt. Tous les membres du Bureau exécutif qui sont également administrateurs de 520ccc.com Limited doivent agir conformément à leurs fonctions d'administrateurs de 520ccc.com Limited.
10.1.3 Le Bureau exécutif peut, ponctuellement, conformément au Statut 13.1, établir d’Autres Commissions, groupes et sous-groupes de travail ainsi que des groupes consultatifs s’il le juge nécessaire.
10.2 Désignation du Bureau exécutif
10.2.1 Le/la Président(e) sera élu(e) conformément au Statut 9.8.1.
10.2.2 Le/la Vice-Président(e) sera élu(e) parmi les Représentants membres du Bureau exécutif Éligibles conformément au Statut 9.8.2.
10.2.3 Le Directeur exécutif sera désigné conformément au Statut 9.8.4.
10.2.4 Cinq autres membres du Bureau exécutif seront élus par le Conseil parmi les Représentants, conformément à la procédure énoncée au Statut 9.9.
10.2.5 Le/la Président(e) de 520ccc.com Events DAC sera désigné(e) conformément aux Articles de l’Association de 520ccc.com Events DAC.
10.2.6
(a) Les trois Membres indépendants du Bureau exécutif devront être proposés par un panel nominé par le Bureau exécutif et être Éligibles pour occuper ce poste au sein de 520ccc.com et, sous réserve de l’approbation du Conseil, seront nommés au Bureau exécutif.
(b) Si le Conseil n’approuve pas la ou les propositions du panel nominé par le Bureau exécutif conformément au Statut 10.2.6(a), ce panel fera une ou plusieurs autres propositions jusqu’à ce que le Conseil approuve les trois Membres indépendants du Bureau exécutif.
(c) Une personne nommée à titre de Membre indépendant devra continuer de remplir les Critères d’indépendance tout au long de son mandat et devra informer immédiatement le/la Président(e) de tout manquement réel et/ou potentiel à ces Critères. Le/la Président(e), et/ou son mandataire, pourra mener une enquête sur la conformité aux Critères d’indépendance qui pourra également entraîner des mesures disciplinaires et/ou autres (y compris exiger la démission du Membre indépendant du Bureau exécutif).
10.2.7 Les membres d’international Rugby Players du Bureau exécutif seront nommés par l’International Rugby Players, sous réserve de l'approbation du Conseil.
10.3 Mandats du Bureau exécutif
10.3.1
(a) Le/la Président(e) remplira ses fonctions au sein du Bureau exécutif pour la durée de son ou ses mandats conformément au Statut 9.8.1.
(b) Les autres membres du Bureau exécutif (excepté le Directeur exécutif) seront élus généralement mais pas nécessairement dans le cadre de la Réunion intérimaire dans l’année qui suit immédiatement la Phase finale de la Coupe du monde de rugby et demeureront en poste pour une période d’environ quatre (4) ans commençant immédiatement après leur élection jusqu’à la première des éventualités suivantes (i) ces membres doivent quitter leur poste conformément au Statut 10.3.1(c) ; ou (ii) la Réunion intérimaire se tenant l’année immédiatement après la Phase finale de la Coupe du monde de rugby qui se déroule environ quatre (4) ans après leur élection.
(c) Les membres du Bureau exécutif élus parmi les Représentants par le Conseil, n’auront le droit de rester membres du Bureau exécutif que s’ils restent Représentants au Conseil désignés par leur Fédération membre ou Association membre respective et devront démissionner de leur poste au Bureau exécutif immédiatement lorsqu’ils cessent d’être un Représentant.
(d) Sous réserve des précédentes dispositions, les membres du Bureau exécutif peuvent être réélus et/ou réapprouvés pour un nouveau mandat de membre du Bureau exécutif jusqu’à un maximum de huit années cumulées sauf si le ou les mandats du/de la Président(e) en vertu du Statut 9.8.3 vont au-delà du total maximum de huit années cumulées auquel cas le/la Président(e) restera membre du Bureau exécutif pour la durée de son mandat en vertu du Statut 9.8.3.
(e) Le Directeur exécutif restera membre du Bureau exécutif pendant toute la durée de son poste.
10.3.2 En cas de vacance au sein du Bureau exécutif, sous réserve du Statut 9.8.3(f), le/la Président(e) peut désigner un remplaçant à titre provisoire jusqu’à ce que ce siège vacant soit formellement occupé lors de la prochaine réunion du Conseil, sous réserve des conditions suivantes :
(a) si le siège vacant concerne l’un des cinq Représentants, le/la Président(e) peut désigner un remplaçant provisoire parmi les Représentants ; et
(b) si le siège vacant concerne l’un des trois Membres indépendants, le/la Président(e) peut désigner un remplaçant provisoire qui a été proposé par la Commission des Nominations ; et
(c) si le siège vacant concerne le Représentant régional qui a été désigné sur une base de roulement, le nouveau Président d’Association régionale qui est un membre du Conseil sera désigné ;
(d) si le siège vacant concerne l’un des deux membres désignés d’international Rugby Players, le/la Président(e) peut désigner une nouvelle nomination faite par l’international Rugby Players ;
La personne qui occupera le siège vacant après cette réunion du Conseil sera un membre du Bureau exécutif jusqu’à ce qu’expire le mandat du membre du Bureau exécutif qui a été remplacé, comme le stipule le Statut 10.3.1.
10.4 Rôles, Pouvoirs et Responsabilités du Bureau exécutif
Les Rôles, Pouvoirs et Responsabilités du Bureau exécutif sont les suivants :
(a) la formulation et la mise en œuvre, conjointement avec la direction, de la mission, des objectifs stratégiques et des plans et des budgets de 520ccc.com soumis à la ratification du Conseil ;
(b) l’acceptation du plan et des budgets annuels ;
(c) le suivi de la mise en œuvre de la mission ; des objectifs ; des plans stratégiques ; du plan d’activités annuel ; du plan et des budgets opérationnels de 520ccc.com, ainsi que de l’évaluation de performance par rapport aux indicateurs de performance clés ;
(d) la nomination, ou la révocation des personnes, aux Commissions Permanentes, groupes consultatifs, 520ccc.com Events DAC et ses entités associées, les Comités d’organisation locaux de la Rugby World Cup et les groupes de travail et la supervision de ces Commissions Permanentes, groupes consultatifs, groupes de travail et des entités du Groupe 520ccc.com, sous réserve du paragraphe (e) ci-dessous. Le Bureau exécutif recevra des rapports des Commissions Rugby masculin/féminin/à Sept et de la Commission des Règlements concernant respectivement les propositions de modification des Règles du Jeu et des Règlements, suite auxquels il pourra faire des commentaires au Conseil, à cet égard uniquement, sans modifier les recommandations de la Commission Permanente en question ;
(e) la nomination, et la révocation, des personnes, suite aux propositions de la Commission des Nominations, au Board de la Rugby World Cup Limited et 520ccc.com Events DAC. Le Board de la Rugby World Cup Limited 520ccc.com Events DAC rendront compte au Bureau exécutif et le Bureau exécutif recevra des rapports du Board de Rugby World Cup Limited et 520ccc.com Events DAC.
(f) la formulation et la mise en place des bonnes et pratiques et procédures de gouvernance d’entreprise ;
(g) s’assurer de l’efficacité des opérations de 520ccc.com en tant qu’organisation de services et d’affaires ;
(h) désigner une firme d’experts comptables pour la conduite de l’audit pour l’année suivante pour les membres du Groupe 520ccc.com ;
(i) recruter, révoquer, superviser et évaluer la performance du Directeur exécutif, et déterminer les délégations d’autorité et de responsabilités du Directeur exécutif ;
(j) approuver les dépenses, contrats et engagements qui ne dépendent pas de l’autorité du Directeur exécutif ;
(k) s’assurer qu’il y a en place un système de contrôle interne et des principes de gestion du risque efficaces et un processus pour identifier et gérer les risques ;
(l) veiller à ce qu’il existe que des codes et des cadres politiques appropriés pour promouvoir une gouvernance efficace de 520ccc.com au moyen d’une révision et actualisation régulières des éléments suivants :
(i) les politiques de 520ccc.com ;
(ii) la stratégie, les affaires et les plans opérationnels annuels ;
(iii) les cahiers de charges et termes de référence des commissions et groupes consultatifs ;
(iv) les procédures et protocoles pour les opérations des entités du Groupe 520ccc.com, à l’exclusion de la Rugby World Cup Limited et de ses entités associées ;
(v) des pouvoirs/limites d’autorité clairement définis et délégués pour la prise de décision du Bureau exécutif, des Commissions Permanentes et du personnel ;
(vi) des politiques de Risque et audit (y compris, sans s’y limiter, par le biais de la Commission Audit et Risque établie en vertu du Statut 11) ;
(vii) des politiques et procédures d’opérations normalisées ;
(m) entre les Réunions du Conseil, traiter les affaires urgentes en vertu du Statut 12 ;
(n) sous réserve du paragraphe (m) ci-dessus, exercer toute autre responsabilité qui ne dépend pas de l’autorité constitutionnelle, légale ou statutaire du Conseil ou d’autre personne/entité en vertu des Statuts, requise pour assurer la gestion et les opérations efficaces de 520ccc.com ;
(o) recevoir et approuver les comptes financiers certifiés de 520ccc.com Limited pour l’année financière précédente ;
(p) suspendre l’affiliation d’une Fédération membre ou Association membre conformément au Statut 6(f) ;
(q) approuver la Politique médicale de 520ccc.com. Le Directeur médical aura le droit d’assister et d’intervenir aux réunions du Bureau exécutif dans le cadre des questions médicales et de soulever les points qui, selon lui, doivent être examinés par le Bureau exécutif ;
(r) déterminer la ou les Fédérations membres hôtes pour tous les tournois de 520ccc.com excepté les Tournois de la Coupe du monde de rugby (hommes, féminines et rugby à sept) ; et
(s) approuver les Accords de Matches internationaux et Tournées.
10.5 Votes du Bureau exécutif
Les décisions du Bureau exécutif seront prises à la majorité simple des membres du Bureau exécutif présents, chaque membre ayant une voix et le/la Président(e) ayant également une voix prépondérante en plus de sa voix délibérative.
10.6 Réunions du Bureau exécutif
Le Bureau exécutif se réunira dans la mesure du possible physiquement au moins deux fois par an et à tout autre moment jugé approprié, physiquement ou à l’aide de la technologie.
10.7 Quorum
Le quorum pour une réunion du Bureau exécutif sera la présence d’au moins 70 % des membres du Bureau exécutif incluant au moins un Officier (qui n’a pas de conflit d’intérêt concernant l’affaire traitée dans le cadre de la réunion).
10.8 Résolutions écrites du Bureau exécutif
(a) Une résolution écrite signée par une majorité simple des membres du Bureau exécutif qui ont le droit de voter sur les affaires pertinentes en question, chaque membre du Bureau exécutif disposant d'une voix et, en outre, le/la Président(e) ayant également une voix prépondérante en plus de son vote délibératif, sera aussi valable et efficace qu'une décision prise lors d'une réunion du Bureau exécutif.
(b) La résolution écrite peut être contenue dans un document ou une communication sous toute forme électronique ou dans plusieurs documents ou communications sous toute forme électronique (sous une forme similaire), chacun signé par un ou plusieurs des membres du Bureau exécutif.
(1) La composition du Bureau exécutif définie dans le Statut 10 prendra pleinement effet à partir de la Réunion intérimaire du Conseil en novembre 2024.
(2) Le mécanisme de nomination du Représentant régional sera confirmé dans le cadre des dispositions transitoires avant la Réunion intermédiaire du Conseil en novembre 2024.
(3) Le mécanisme de nomination des deux joueurs de rugby internationaux désignés et le statut de ces personnes au sein du Bureau exécutif seront confirmés dans le cadre des dispositions transitoires avant la Réunion intérimaire du conseil en novembre 2024.
10.1 Composition du Comité exécutif
10.1.1
(a) Le Comité exécutif comprendra les Officiers, sept autres membres élus par le Conseil parmi les Représentants et deux Membres indépendants proposés par la Commission des Nominations et approuvés par le Conseil.
(b) Aucune Fédération membre ni Association membre, autre que la Fédération membre du/de la Président(e) n’aura plus d’un Représentant au sein du Comité exécutif.
(c) Le Comité exécutif sera présidé par le/la Président(e).
(d) Aucun employé ni contractant d’une Fédération membre ne peut être élu au Comité exécutif.
10.1.2 Le Comité exécutif remplira ses fonctions en tant qu’entité incorporée au sein de la société 520ccc.com Limited. Les membres du Comité exécutif seront ponctuellement administrateurs de 520ccc.com Limited et d’autres sociétés dans le Groupe 520ccc.com.
Tous les membres du Comité exécutif doivent agir : (i) conformément à leurs obligations fiduciaires ; (ii) dans les meilleurs intérêts de 520ccc.com et du rugby mondial ; et (iii) dans le respect des lois applicables. Les membres du Comité exécutif doivent, pour éviter tout doute, refuser de prendre part à toute décision dans laquelle ils ont un conflit d’intérêt.
10.1.3 Le Comité exécutif peut, ponctuellement, conformément au Statut 13.1, établir d’Autres Commissions, groupes et sous-groupes de travail ainsi que des groupes consultatifs s’il le juge nécessaire.
10.2 Désignation du Comité exécutif
10.2.1 Le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) seront élus conformément au Statut 9.8.1.
10.2.2 Le Directeur exécutif sera désigné conformément au Statut 9.8.3.
10.2.3 Sept membres du Comité exécutif seront élus par le Conseil parmi les Représentants, conformément à la procédure énoncée dans le Statut 9.9.
10.2.4
(a) Les deux Membres indépendants du Comité exécutif devront être proposés par un panel nominé par le Comité exécutif et être Éligibles pour occuper ce poste au sein de 520ccc.com et, sous réserve de l’approbation du Conseil, seront nommés au Comité exécutif.
(b) Si le Conseil n’approuve pas la ou les propositions du panel nominé par le Comité exécutif conformément au Statut 10.2.4(a), ce panel fera une ou plusieurs autres propositions jusqu’à ce que le Conseil approuve deux Membres indépendants au Comité exécutif.
(c) Une personne nommée à titre de Membre indépendant devra continuer de remplir les Critères d’indépendance tout au long de son mandat et devra informer immédiatement le/la Président(e) de tout manquement réel et/ou potentiel à ces Critères. Le/la Président(e), et/ou son mandataire, pourra mener une enquête sur la conformité aux Critères d’indépendance qui pourra également entraîner des mesures disciplinaires et/ou autres (y compris exiger la démission du Membre indépendant du Comité exécutif).
10.3 Mandats du Comité exécutif
10.3.1
(a) Le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) rempliront leurs fonctions au sein du Comité exécutif pour la durée de leur ou leurs mandats conformément au Statut 9.8.1.
(b) Les autres membres du Comité exécutif (excepté le Directeur exécutif) seront élus généralement mais pas nécessairement, dans le cadre de la Réunion annuelle qui suit immédiatement la Phase finale de la Coupe du monde de rugby et demeureront en poste pour une période d’environ quatre (4) ans commençant immédiatement après leur élection jusqu’à la première des éventualités suivantes (i) ces membres doivent quitter leur poste conformément au Statut 10.3.1(c) ; ou (ii) la Réunion annuelle se tenant immédiatement après la Phase finale de la Coupe du monde de rugby qui se déroule environ quatre (4) ans après son élection.
(c) Les membres du Comité exécutif, y compris le/la Vice-Président(e), élus parmi les Représentants par le Conseil, n’auront le droit de rester membres du Comité exécutif que s’ils restent Représentants au Conseil désignés par leur Fédération membre ou Association membre respective et devront démissionner de leur poste au Comité exécutif immédiatement lorsqu’ils cessent d’être un Représentant.
(d) Sous réserve des précédentes dispositions, les membres du Comité exécutif peuvent être réélus et/ou réapprouvés pour un nouveau mandat de membre du Comité exécutif jusqu’à un maximum de douze années cumulées sauf si le ou les mandats du/de la Président(e) en vertu du Statut 9.8.2 vont au-delà du total maximum de douze années, cumulées auquel cas le/la Président(e) restera membre du Comité exécutif pour la durée de son mandat en vertu du Statut 9.8.2.
(e) Le Directeur exécutif restera membre du Comité exécutif pendant toute la durée de son poste.
10.3.2 En cas de siège vacant au sein du Comité exécutif, sous réserve du Statut 9.8.2(f), le/la Président(e) peut désigner un remplaçant à titre provisoire jusqu’à ce que ce siège soit formellement occupé lors de la prochaine réunion du Conseil, sous réserve des conditions suivantes :
(a) si le siège vacant concerne l’un des sept Représentants, le/la Président(e) peut désigner un remplaçant provisoire parmi les Représentants ; et
(b) si le siège vacant concerne l’un des deux Membres indépendants, le/la Président(e) peut désigner un remplaçant provisoire qui a été proposé par la Commission des Nominations.
La personne qui occupera le siège vacant après cette réunion du Conseil sera un membre du Comité exécutif jusqu’à ce qu’expire le mandat du membre du Comité exécutif qui a été remplacé, comme le stipule le Statut 10.3.1.
10.4 Rôles, Pouvoirs et Responsabilités du Comité exécutif
Les Rôles, Pouvoirs et Responsabilités du Comité exécutif sont les suivants :
(a) la formulation et la mise en œuvre, conjointement avec la direction, de la mission, des objectifs stratégiques et des plans et des budgets de 520ccc.com soumis à la ratification du Conseil ;
(b) l’acceptation du plan et des budgets annuels ;
(c) le suivi de la mise en œuvre de la mission ; des objectifs ; des plans stratégiques ; du plan d’activités annuel ; du plan et des budgets opérationnels de 520ccc.com, ainsi que de l’évaluation de performance par rapport aux indicateurs de performance clés ;
(d) la nomination des personnes aux Commissions Permanentes, groupes consultatifs et groupes de travail, ou leur révocation, et la supervision de ces Commissions Permanentes, groupes consultatifs, groupes de travail et des entités du Groupe 520ccc.com, (à l’exception de la Rugby World Cup Limited et de ses entités associées) sous réserve du paragraphe (e) ci-dessous. Le Comité exécutif recevra des rapports de la Commission Rugby – Haute Performance et de la Commission des Règlements concernant respectivement les propositions de modification des Règles du Jeu et des Règlements, , suite auxquels il pourra faire des commentaires au Conseil, à cet égard uniquement, sans modifier les recommandations de la Commission Permanente en question ;
(e) la nomination des personnes, suite aux propositions de la Commission des Nominations, au Board de la Rugby World Cup Limited, et leur révocation. Le Board de la Rugby World Cup Limited rendra compte au Comité exécutif et le Comité exécutif recevra des rapports du Board de Rugby World Cup Limited, mais pour éviter toute ambiguïté, le Comité exécutif ne sera pas habilité à annuler une décision du Board de la Rugby World Cup Limited ;
(f) la formulation et la mise en place des bonnes et pratiques et procédures de gouvernance d’entreprise ;
(g) s’assurer de l’efficacité des opérations de 520ccc.com en tant qu’organisation de services et d’affaires ;
(h) désigner une firme d’experts comptables pour la conduite de l’audit pour l’année suivante pour les membres du Groupe 520ccc.com ;
(i) recruter, révoquer, superviser et évaluer la performance du Directeur exécutif, et déterminer les délégations d’autorité et de responsabilités du Directeur exécutif ;
(j) approuver les dépenses, contrats et engagements qui ne dépendent pas de l’autorité du Directeur exécutif ;
(k) s’assurer qu’il y a en place un système de contrôle interne et des principes de gestion du risque efficaces et un processus pour identifier et gérer les risques ;
(l) veiller à ce qu’il existe que des codes et des cadres politiques appropriés pour promouvoir une gouvernance efficace de 520ccc.com au moyen d’une révision et actualisation régulières des éléments suivants :
(i) les politiques de 520ccc.com ;
(ii) la stratégie, les affaires et les plans opérationnels annuels ;
(iii) les cahiers de charges et termes de référence des commissions et groupes consultatifs ;
(iv) les procédures et protocoles pour les opérations des entités du Groupe 520ccc.com, à l’exclusion de la Rugby World Cup Limited et de ses entités associées ;
(v) des pouvoirs/limites d’autorité clairement définis et délégués pour la prise de décision du Comité exécutif, des Commissions Permanentes et du personnel ;
(vi) des politiques de Risque et audit (y compris, sans s’y limiter, par le biais de la Commission Audit et Risque établie en vertu du Statut 11) ;
(vii) des politiques et procédures d’opérations normalisées ;
(m) entre les Réunions du Conseil, traiter les affaires urgentes en vertu du Statut 12 ;
(n) sous réserve du paragraphe (m) ci-dessus, exercer toute autre responsabilité qui ne dépend pas de l’autorité constitutionnelle, légale ou statutaire du Conseil ou d’autre personne/entité en vertu des Statuts, requise pour assurer la gestion et les opérations efficaces de 520ccc.com ;
(o) recevoir et approuver les comptes financiers certifiés de 520ccc.com Limited pour l’année financière précédente ;
(p) suspendre l’affiliation d’une Fédération membre ou Association membre conformément au Statut 6(f) ;
(q) approuver la Politique médicale de 520ccc.com. Le Directeur médical aura le droit d’assister et d’intervenir aux réunions du Comité exécutif dans le cadre des questions médicales et de soulever les points qui, selon lui, doivent être examinés par le Comité exécutif ;
(r) déterminer la ou les Fédérations membres Hôtes pour tous les tournois de 520ccc.com excepté les Tournois de la Coupe du monde de rugby (masculine, féminine et à VII) ; et
(s) approuver les Accords de Matches internationaux et Tournées.
10.5 Votes du Comité exécutif
Les décisions du Comité exécutif seront prises à la majorité simple des membres du Comité exécutif présents, chaque membre ayant une voix et le/la Président(e) ayant également une voix prépondérante en plus de sa voix délibérative.
10.6 Réunions du Comité exécutif
Le Comité exécutif se réunira dans la mesure du possible physiquement au moins deux fois par an et à tout autre moment jugé approprié, physiquement ou à l’aide de la technologie.
10.7 Quorum
Le quorum pour une réunion du Comité exécutif sera la présence d’au moins 70 % des membres du Comité exécutif incluant au moins un Officier (qui n’a pas de conflit d’intérêt concernant l’affaire traitée dans le cadre de la réunion).
10.8 Résolutions écrites du Comité exécutif
(a) Une résolution écrite signée par une majorité simple des membres du Comité exécutif qui ont le droit de voter sur les affaires pertinentes en question, chaque membre du Comité exécutif disposant d'une voix et, en outre, le/la Président(e) ayant également une voix prépondérante en plus de son vote délibératif, sera aussi valable et efficace qu'une décision prise lors d'une réunion du Comité exécutif.
(b) La résolution écrite peut être contenue dans un document ou une communication sous toute forme électronique ou dans plusieurs documents ou communications sous toute forme électronique (sous une forme similaire), chacun signé par un ou plusieurs des membres du Comité exécutif.